发表于:2017年8月23日
多少次办公会议结束后您在想“这简直就是浪费我的时间”并且祈祷下次会议会有些变化?这类事情发生的次数是不是多得都记不清了?从会议议程的缺失到漫无边际的演示汇报及冗长的讨论,我们总是沉浸于无休止的毫无助益的办公会议中。
有调查显示,面对面的交流被认为是建立并维护良好关系的最有效的方法,所以为何我们有那么多人错失这一与团队交流的黄金机会?要想组织一场高效的会议,您需要进行战略性地思考并适当采取一些简单的措施确保您的会议富有成效并能取得您想要的结果。
以下这些重要贴示将向您展示如何让您的下一次办公会议发生脱胎换骨的变化!
选定好的会议主持人。
此人全权负责会议的召开,负责确保会议不偏离主题,严格遵守每个主题的讨论时间并确保会议期间不得有人随意进出会场。如果您就是那个会议主持人,您需要确保每个与会者在离会时感叹道“哇,他们是真的知道怎么办好会议!”由于您的会议产出了切实的成效并且每次都帮助企业提升了生产力,您的名声很快就会在同事间传开。
在会议议程上多花时间。
缺乏扎实根基或模糊不清的会议议程都会导致会议无法顺利进行。主要原因在于会议主讲的同事并不知道听众期望得到的是什么。下面听的人并不知道此次会议所要讨论的议题是什么,这就会导致此次会议毫无成效,一番混淆视听过后,不但浪费了时间,最终依然一事无成。不如将模糊不清的会议议程作以下修改:
John—汇报市场部最新情况—尽可能多地提供相关信息,您的议程看起来会是这样的:
John—汇报市场部最新情况。对过去6周广告活动的分析,总开支及新方案的细节。计划用时—10分钟。
通过提供一份清晰的提纲,John清楚地明白他发言重点应当在哪些方面,并且知道他发言大致控制在多少时间内,这样能确保发言者能合理地作好前期准备。理解议程上的议题同样给其余与会者相应的发言机会。
保持参会者的警觉。
不要采取按座位次序依次发言的形式(这往往会鼓励排在最后的发言者在会上打瞌睡或玩手机),取而代之的是采取从会议桌一端座位跳到另一端座位的不规律的发言次序,确保整个团队都参与进来。与会者不知道下一个发言人是谁,所以他们需要随时保持警觉以防意外轮到自己发言。
唱红脸/白脸。
作为会议主持人,您需要有掌控会议流程的能力。
然而,有时适当地给同事施压,以“监督”会议进程也是有必要的。比如,如果John有骗取注意力的苗头或多次无视提醒超出时间规定,有一个委婉有效的方法及时予以制止,无需您直截了当地去打断其发言。这个方法就是对他说:“John,接下来10分钟我们将听您介绍市场部的最新情况,随后我们就请Mary发言,听取有关年度筹款晚会的计划”。
通过确定发言顺序,很自然地将“督促权”转交给了Mary,Mary迫切发言的心情定能确保她及时督促John在规定时间内结束发言。而您则有机会扮演“红脸”,确保双方都有发言机会,又无需亲自监督他们的发言时间。
所以,您也尝试一下吧!上述4个贴示将让您不再害怕您收件箱中突然出现的办公会议邀请!