作为小企业主，您可能在许多业务流程中都会使用电子表格。

 

 

虽然电子表格是功能强大的工具但各类软件正不断提供解决方案，帮助您更高效、更安全、更合规地完成这些工作。

 

 

在本文中，我们将讨论管理业务流程时使用电子表格的利弊，以及为什么软件可能是更好的选择。

 

 

生产力挑战

 

 

过去，小企业往往将电子表格作为默认工具，只有当业务变得复杂时，才会用其他软件替换或补充。

 

 

但随着云计算等技术的普及，云会计软件、薪资和人力资源解决方案等其他软件正不断为您提供更多选择，让业务流程更加顺畅、便捷。

 

 

对于希望高效工作的企业来说，电子表格存在一些严重的缺陷。

 

 

例如，多项研究表明，高达88%的电子表格包含错误，这可能带来巨大麻烦，浪费您的时间和资源。

 

 

此外，35%的企业报告称其最重要的电子表格中存在数据不一致的问题。

 

 

相比之下，专业软件旨在减少错误、加快流程，并在移动办公、云服务、合规性和安全性等方面为您提供支持。

 

 

电子表格的优点

 

 

对于数据录入和数据组织等基础任务，电子表格仍然是最易上手、最简单、最直观的工具之一。

 

 

它们有以下几点优势：

 

 

• 让大规模的数据更易于查看、管理和分析。

• 您能够使用图表、图形和表格创建可视化展示。

• 通过公式自动完成重复计算，省去手动操作的麻烦。

 

 

电子表格的缺点

 

 

对于更复杂的任务，电子表格的功能和易用性就受到了限制。

 

 

您会发现，与使用会计软件、薪资软件和人力资源软件等专业解决方案相比，电子表格操作更困难、更耗时，也更容易出错。

 

 

电子表格的主要缺点包括：

 

 

• 学习公式需要培训，即使如此，用户仍会觉得困难。

• 任何一个公式或数据单元格出错，都会导致所有相关计算结果错误。排查和纠正错误可能需要花费很长时间。

• 电子表格的协作很麻烦，尤其是当用户下载实时文件、进行修改并创建多个版本时。

• 当人们将电子表格存储在个人电脑或公司服务器上时，硬件故障可能导致数据全部丢失。其他人也可能无法在需要时访问这些文件。

• 在多人协作的情况下，您很快会面临文档版本冲突、错误增多、模板可用性差，以及分析结果不准确或滞后的困境。

• 电子表格存在违反某些法规和HMRC（英国税务海关总署）要求的风险。

  

软件相对于电子表格的优势

 

 

云会计、薪资和人力资源软件将数据整合到一个中央系统中，从而省去了繁琐的计算、人工处理流程，也免去了使用电子表格时单调重复的工作。这让企业主能够加快流程并快速做出决策。

 

 

专业软件均经过严格的错误和遗漏检测，旨在将人为失误降至最低。

 

 

这些优势可以显著减少您花在手动流程上的时间。

 

 

与电子表格不同，软件还提供内置的分析工具，为您提供有关销售业绩、采购趋势和人口统计洞察等有价值的信息。

 

 

这可以帮助您更好地服务客户、发现并纠正错误，以及优化预算。

 

 

（待续）