（接续）

 

 

软件优于电子表格的6个重要环节

 

 

1. 管理发票

 

 

与电子表格相比，专业会计软件可以简单快速地录入和检索数据，在创建发票时节省您的时间和精力。

 

 

它能减少错误，因为软件会帮助您在正确的时间以正确的格式输入信息。

 

 

电子表格通常无法自动从银行等其他来源上传信息并进行对账。

 

 

相比之下，会计软件功能齐全，可以帮助您制作并发送发票、追踪付款、同步银行流水、自动对账，还能计算并提交增值税申报表。

 

 

会计软件还可以生成带有品牌标识的专业发票、报价单和估价单，发送给现有客户和潜在客户。

 

 

2. 捕获收据明细

 

 

如果您使用多个电子表格，在查找费用或供应商信息时，可能需要翻阅存储在多个地方的收据，非常困难。

 

 

在会计软件中，您可以轻松检索这些信息并生成报表。

 

 

有些软件还集成了收据拍照应用程序，您可以用手机拍摄收据照片，快速简单地记录交易。

 

 

3.管理预算

 

 

虽然企业仍将电子表格用作规划工具，但许多很快便深陷“电子表格泥潭”，版本混乱、文件冲突问题层出不穷。

 

 

在考虑削减成本时，您可能需要翻阅大量电子表格，在其中对工资和管理费用数据进行建模。但这非常耗时，而在云会计软件中操作则要容易得多。

 

 

这类软件允许您在一个安全的应用中协作制定预算计划。

 

 

这消除了效率低下和安全风险，因为您不再需要通过电子邮件分享多个版本的敏感信息。您无需更新多个电子表格——只需一次性修改即可。

 

 

会计软件还旨在加快预算编制流程，修改只需几秒钟而非几分钟，让您有更多时间专注于业务。

 

 

软件凭借其减少错误和重复操作的编程设计，还可助您更高效地合并数据并进行信息检索。

 

 

结果是预算编制和规划流程更加动态化，只需极少的培训就能快速运行现金流预测和多种场景。

 

 

会计软件还能实时查看业绩表现，让您能够迅速响应市场变化。

 

 

4.追踪付款

 

 

大多数电子表格并非为自动记录付款和提醒逾期付款而设计。但专业会计软件具备这项功能，让追踪未付发票这项繁琐的工作成为过去。

 

 

大多数电子表格尚未提供自动银行数据导入功能，而该功能可以帮助您整合银行的收入数据，节省大量对账时间。

 

 

会计软件可以做到这一点，并允许您自动记录客户账户的付款信息。

 

 

它还允许您通过手机远程追踪发票付款，而大多数电子表格很难做到这一点。

 

 

5.提交申报表和保存业务记录

 

 

与电子表格不同，专业会计软件可用于向HMRC提交纳税申报表。

 

 

软件会随着法规的变化而更新。它会自动保留HMRC等机构可能需要的所有记录，并按正确顺序发送所有信息，降低被审计的风险。

 

 

会计软件还旨在减少错误和失误，让记账变得不再令人头疼。

 

 

最后，如果电子表格中的会计记录被盗、被滥用或损毁，可能对您的业务造成毁灭性打击。

 

 

云会计程序将您的数据安全地存储在高度安全的异地服务器上，这意味着数据始终可以恢复。

 

6.排班管理

 

 

通过邮件反复传递多个电子表格来追踪和管理不同地点的员工排班，不仅效率低下，而且极为麻烦。

 

 

随着越来越多的人远程办公，这变得更具挑战性，尤其是许多电子表格并非基于云端或针对移动设备。

 

 

专业的云端人力资源软件解决了这些问题，因为它可以在任何设备上轻松使用，并且只有一个真实版本。通过它，您可以从任何地方快速轻松地创建和编辑排班；追踪日程、假期和病假；审批休假申请。

 

 

同时，员工可以访问他们所需的一切——包括排班表、工资单和公司政策——记录工时、申请休假以及查看应得假期。

 

 

与电子表格相比，人力资源软件还提供了更多自动化功能，例如，允许您用休假数据预填工时，并将审核通过的考勤表统一归集至薪资总表中。

 

 

它为您远程管理团队提供了全方位工具支持，涵盖沟通协作、报表编制、资产管理及可视化图表等功能。

 

 

结语

 

 

小企业需要从技术中获得尽可能多的帮助。软件供应商正通过大幅提升产品的功能性、易用性和性价比来迎接这一挑战。

 

 

虽然电子表格仍有其用武之地，但在减少数据录入时间、保持准确的业务记录以及实现随时随地的灵活办公，专业软件无疑能显著提升您的业务运转效率。

 

 

如此一来，您便能将更多精力投入到热爱的领域中，为业务增添更大的价值。

 

 

（完）