经营企业意味着高度依赖他人的配合。健康、蓬勃发展的企业建立在高效协作之上，每个人都根据各自的专业知识和经验朝着同一方向努力。

 

 

但要想实现高效协作，所有相关方——包括同事和客户——都需要能够访问相关的财务数据。这样做还有一个额外好处，就是能减轻财务负责人或财务团队的部分负担。

 

 

当员工与技术完美协同工作时，企业的运转才会高效。一旦实现这一点，员工也会感到更有动力完成自己的工作。

 

 

以下六种方法可以帮助企业实现这一目标，让财务数据惠及每一个人。

 

 

1.重新思考数据录入方式

 

 

通过让同事和客户自行在系统中录入信息，可以减少手动输入数字、追踪发票、收据和费用报表的时间。

 

 

一个典型的例子是：远程办公的员工可以在客户现场录入销售或服务信息——甚至可以在现场直接开具发票。

 

 

引入这种做法并不意味着失去对财务的管控，也不意味着让不该看的人看到敏感信息。

 

 

相反，合适的会计软件能够让个人随时上传、下载和编辑他们需要的数据，而不会让他们访问或修改不该接触的内容。

 

 

举例来说，如果销售团队需要确认某张发票是否已发送给客户，他们可以查看相关信息，而无需获取公司全部财务和发票记录的完整权限。

 

 

通过这种方式，可以减少重复劳动（比如当某人在费用单上填写数字后，财务团队又得在财务系统中重新录入一遍），从而腾出时间用于更有价值的财务工作。

 

 

2.重新思考数据获取方式

 

 

您每周要花多少时间来处理财务信息的查询请求？每当客户需要修改发票，或者出差人员需要查阅某些数据时，您都得花时间去查找、下载并通过邮件发送给相关人员。

 

 

而基于云的会计解决方案则不同——您的数据不会只存放在办公室的服务器上。您可以随时随地访问数据，将来自不同系统的信息汇集到统一的管理仪表板上。

 

 

您只需为相关人员开通在线访问权限，他们就能快速、轻松地查看所需数据，而且数据格式清晰易读、便于分析。

 

 

这对领导团队尤其有价值。他们不再需要等您传递信息，而是可以随时访问所需的仪表板和分析报表，及时了解业务动态。

 

 

这意味着您花在传递信息上的时间减少，而有更多时间进行深度分析，从而推动业务向前发展。

 

 

更棒的是，随着团队壮大，即使同事出差或在家办公，您也能与其他成员高效协作。

 

 

3.实现全业务范围内的数据录入自动化

 

 

与经营小型企业所需执行的复杂、高价值财务任务相比，手动录入数据或在系统间传输数据看起来似乎相对简单。

 

 

但这些工作往往枯燥乏味，而且非常耗时。当您花大量时间手动录入数据时，很可能变得动力不足，也容易出错。

 

 

更重要的是，您本可以把这些时间花在重要的战略任务上。

 

 

好消息是，这些重复性任务可以轻松实现自动化。通过利用技术来录入和传输数据，您可以大幅减少行政事务时间，同时提高处理其他重要任务的效率。

 

 

实际上，您可以实现全部数据录入的自动化——从销售发票、采购发票到银行对账单和员工费用报销，统统可以覆盖。

 

 

有了合适的技术，原本需要数小时手动完成的工作，现在几分钟内就能处理完毕，大大减少了繁琐的行政工作。同时，由于人为失误的机会减少，纠错时间也大幅缩短。

 

 

那些已经采用自动化集成的用户反馈，通过自动化的智能运用，每月数周的工作量可以压缩到几小时完成。

 

 

（待续）