（接续）

 

4.将电子表格与会计软件集成

 

 

许多小型企业最初使用电子表格管理账目，之后才转向更专业的会计软件，或者在某些财务流程中仍然依赖电子表格。

 

 

如果您正处于这种情况，可能经常要在两个程序之间来回转移数据，耗费大量时间和精力。

 

 

别误会——电子表格确实是一项有用的商业发明。但它不应被用于所有场景，而且在如今注重数据保护的时代，电子表格缺乏现代工作环境所需的合规功能。

 

 

简而言之，在别无选择时使用电子表格——需求可能简单，也可能复杂。

 

 

但只要有可能，就应使用专为现代办公设计的专业软件，它能自动满足所有合规要求，无需您操心。

 

 

好消息是，许多软件供应商现在支持从电子表格导入数据，也可以反向导出，无需任何手动重新录入。

 

 

这就能大大减轻您日常工作中的一大烦恼。

 

 

5.自动适应法规要求和变化

 

 

保持公司合规对会计员和财务团队来说是一个巨大的负担。法规不断变化，新规层出不穷，这等于给您已经排满的日常任务又增加了一项。

 

 

但您不必独自承担这一切。

 

 

如果您的会计软件内置了合规功能，它就能自动帮您完成许多合规性检查，比如税额计算。

 

 

只要您持续应用建议的更新，好的软件会自动升级，以跟上最新的法规。而云软件甚至无需您做任何操作就能自动更新。

 

 

同时不要忘记自动化的应用。和行政事务一样，手动将银行交易与会计科目进行对账既耗时、费力，又容易出错。

 

 

通过自动化这一流程，可以消除从交易发生到交易显示在会计软件之间的时间延迟，让您随时掌握最新、准确的财务状况。

 

 

6.启用自动化银行数据源并设置规则

 

 

如果能及时、准确地了解企业财务状况，同时节省数小时的手动对账时间，岂不是很好？

 

 

将会计软件直接连接到企业银行账户，意味着您再也不需要手动输入任何一笔收款或付款了。

 

 

银行交易会自动安全地流入账目系统，您只需确认需要过账的内容即可。

 

 

您可以设置银行规则来帮助分类收支，并将银行交易与发票进行匹配，无需花大量时间梳理银行数据。

 

 

如果出现潜在错误，比如付款金额与发票金额不符，会计软件也能突出显示，让您比以前更快地发现并解决问题。

 

 

如果企业还没有使用银行对账功能，那说明员工的时间还没有得到充分利用。

 

 

结论

 

 

企业需要保持开放——这里的“开放”有多重含义。在公司内部建立开放的理念，让合适的人共享合适的数据，是加速企业增长和发展的有效途径。

 

 

技术可能只是其中的一部分，但却是重要的一部分。确保拥有得心应手的工具并不困难，也不一定昂贵。

 

 

这只需要一种心态——始终寻求改进业务，并愿意审视各种可行方案来实现这一目标。

 

 

（完）