发表于：2014年9月23日
作者：Paul Bywater
无纸化办公室已经不再是一个概念——了解企业怎样通过采用无纸化例程，变得更加高效、省钱。
1975年，《商业周刊》杂志发表了一篇关于未来办公场所的文章，预测未来将会是完全无纸化的办公环境。George E. Pake因这篇文章接受了采访，并称到1995年，“我能在屏幕上从我的文件中调取一份文档或者按一下按钮即可。我也能收取邮件或任何信息。不知道到那时还需要多少打印稿[印刷纸]。”
Pake的预言几乎丝毫不差，唯一的差别就是，在他所称的最后期限，也就是1995年之后的将近20年里，纸张仍然是很多企业的经济活动的重要部分。就像在1975年，纸质流程被认为占据了主要的日常管理费用，对现代生产商来说，它们仍然是一项重大开销。
无纸化办公室绝不是白日梦。目前的技术已经能在整个企业的关键点上，用电子替代品取代纸质流程。以下是您的企业能通过无纸化办公提高效率并降低成本的三个方面。
1. 交货证明
让收货人签字，确认收到一批货物是完全合理的。在没有合适的技术时，使用预先印刷的表格也是完全合乎逻辑的。然而，这些纸片却像“口袋里的货签”那样，让人心忧。依赖纸质交货凭证会：
• 增加凭证错放或遗失的可能性。
• 当记录遗失时，会激发关于交付成功与否和发票付款的争论。
• 延迟数据更新，因为送货司机回到仓库之后，信息必须要输入到ERP系统中。
• 工作负担加倍，因为需要在纸上捕捉信息，然后用键盘输入到ERP系统中。
• 增加应收账款天数，因为交付争端会影响付款。
转向电子记录就能大大降低以上这些风险。
• 除非电子交付设备本身丢失，否则收货记录不可能遗失，这能减少纠纷，加快发票付款。
• 有了无线接收系统，一旦客户确认收货，数据就可以立即上传到ERP系统，提高数据的准确性。
• 电子副本方便查找，为员工节省了宝贵的时间。
• 减少了复印和存储成本。
• 为环保加分。
要改善服务，创造无纸化办公室，弃用打印的交货证明是节约成本的良方。
2. 发票处理
和交货证明一样，打印的发票也受着很多同类问题的干扰。在会计电算化普及之前，就算是最先进的企业也要用打印的表单为客户开具发票。而现在，这种白纸黑字的证明已经不做强求了——电子发票既方便又经济，用来满足大多数企业的需求还是绰绰有余的。
固守打印发票将会：
• 因为追踪付款、查询数据和“重制”丢失文件而增加人工工作量。
• 缩小业务范围——比如一些政府部门只接受电子发票。
• 大多数情况下会延长付款周期。
• 随着邮费上升，其价格也会水涨船高。
转向无纸化办公环境既即刻解决以上大部分问题，也能大幅度削减运营成本。电子发票若能提前几天发给客户，那么付款也就能提前几天收到。
“与纸质化流程相比，电子发票处理流程能将成本降低50%到80%。”
《电子发票/电子账单2013年度报告》作者：Billentis
3. 审计跟踪
审计通常是用纸质表格手工完成的，因为各业务系统并没有在中心互联，不能为业务流程提供持续的概览。生产生命周期的每一步都必须用手工记录和整理，最后整理结果，准备申报。
和采用完全集成化的ERP解决方案的竞争对手一比，利用这种方法将会让您的企业处于下风：
• 数据收集和整理既费时成本又高。
• 额外的时间耗费在“追踪与追溯操练”上——也就是整理文件，寻找历史记录。
• 人工的纸质化审计获得的见解也只是对过去特定时间点的惊鸿一瞥。
• 整理过程中出现的数据输入和计算差错可能会导致错误推断。
利用集成的ERP解决方案，企业就能在中央控制台原地审计流程。通过这种无纸化：
• 您将能实时、整体地查看任何流程。
• 所获得的任何认知都将是完全正确且最新信息的。
• 通过减少人为干预，您就能降低出现计算、预测或其他分析错误的风险。
• 所有相关信息都能随时访问，大大减少了“追踪与追溯操练”的成本。
“无纸化的益处不只是内部效率。它还能让您的客户和供应商事半功倍，大受裨益。”
James Champy——《企业再造》的作者
时刻铭记：
有了合适的ERP系统，无纸化办公室就触手可及。选用这种设置将能：
• 提高自动化水平，减少人为干预。
• 提高自动化和降低人为错误的风险，直接结果就是降低成本。
• 使您的企业访问重要数据时，变得前所未有地快速和便捷。
• 更好地管理当前和将来的关键业务流程。
• 有助于现金流！
