本文是“库存掌控四大战略”系列中的第一部分，在这部分里，我们将讨论库存掌控的第一大战略——准确记录库存。这看似不言自明，但您绝对想不到有多少企业在库存掌控这个基本面上犯了大错。

保持准确的库存记录

如果不能准确记录库存内容，则很难有效管理库存。同样地，如果预想的存货数量和实际不一致，您也很难兑现向客户做出的承诺。这不仅会让客户不满，还会白白错失很多生意。

无论是采用人工、电子表格还是软件来记录库存，库存追踪系统的准确性都要取决于实时、无误的交易报表。此外，任何库存移动都要及时、准确地反映在追踪系统中。

这个要求看似简单，完成起来却绝不轻松。任何人工流程都极易出现差错、延迟、错失交易、计算出错和识别错误。但这绝不是无法完成的任务，当汇报人员了解到其重要性，并能积极完成这一工作时，交易的实时性和准确性就有了保障。这全取决于积极性和管理。

举个简单的例子，如果员工正在提取客户订单中预定的产品项目，那么他们会首要专注于快速、准确地找到预定产品。您需要做的，就是让员工能够轻松汇报所选择的产品名称、库位、识别信息（批号或序列号），或其他任何需要跟踪的信息。

您也可以扫描条形码来自动采集数据。很多库存软件都能生成条形码列表和标签，连接到扫描器界面，并管理数据采集工作。这样一来，您不仅能更快完成自动化数据采集工作，还能根除很多因为人工采集数据出现的错误。

库存记录也极易出错，无论您采用自动化系统、人工流程，还是二者配合使用。

您很有可能在完成年度实际盘点后，发现库存记录只差了几个百分点，但错了就是错了。很可能多达一半的库存余额都不准确，而实际盘点只看总数，加加减减后抵消了一部分数额，最后产生误导性的结果。

有一个更准确的办法，那就是只盘点100件产品，再看看错误率。大多数时候，企业都会对结果大吃一惊，因为按照这种方法，准确率不到50%。要解决这个问题，您可以试试循环盘点流程，来排除交易报表流程中出现错误的肇因，从而提高准确性。

在循环盘点流程中，一定数量的产品以每日或每周为基础进行计数，循环通过盘点，根据重要性排除遗漏——重要的产品进行更频繁地盘点。库存软件支持人员可以指导您安排和进行循环盘点，细节信息可从网络搜索，也可由美国生产与库存管理协会（APICS）等专业机构提供。循环盘点可让您找出错误发生的原因，并加以纠正。您可以将准确性提高并保持在不低于98%的水平，即便您的企业有上千件货物，或是每天要处理大量事务。

在本系列的下一篇文章中，我们将讨论第二个重要的库存掌控战略——积极规划。

（待续）