抚今追昔，遍布世界的企业电话销售代表及现场销售代表在记录企业发展潜在客户及现有客户名单时都依赖传统的卡片目录及归档系统。这也是为什么技术提供者选择通过引进CRM软件（也就是客户关系管理关键）来简化这一繁复的工作流程。

每位销售人员都清楚成功的客户是那些购买合适的产品并知道如何恰当使用的人。您可以买世上最好的车，但如果你不会开车那又是怎样的情境？再好的车对您而言也只是一台金属架子，毫无实际价值。

销售CRM软件也不例外。如果使用得当，它是一个强有力的客户管理工具，但如果使用不当也会麻烦丛生。

最近的一项调查显示，平均一名销售代表每周要花5到6个小时的时间手动将数据录入CRM解决方案，几乎相当于一整个工作日的时间。其中包括录入邮件及电话内容。

留出工作时间用来修正CRM工具中的潜在客户数据或向其中添加新的潜在客户信息。这就是为什么有相当一部分CRM软件用户不能向CRM系统录入完整的联系人详细信息。另一方面，很多CRM用户未能录入所有活动信息且常常重复录入同一潜在客户的信息，导致数据的重复删除及前后不一致。

如果您的销售团队正使用CRM工具，务必确保您的销售代表所录信息的标准化以及对其开展适当培训使其了解一份完整联系人档案信息的精髓所在。

CRM工具信息手动录入的麻烦：

1.活动（会议、电话、邮件等）信息录入所花费的大量时间

2.更新联系人登记信息

3.寻求职称

4.去除重复信息

5.不完整的联系人信息

6.过时的CRM数据

7.复制联系人

8.不完整的活动日志记录

注意您的CRM解决方案必须方便您使用及浏览，并且能帮您节省时间。如果您的销售代表抓住了所接触客户的特点及恰当的联系资料，那么您将见证企业数据准确度的大幅提升。没错！好的CRM软件将帮您大大节省数据录入的时间。