会议有时候就像一个调皮的精灵。低效率的会议既枯燥冗长，又无法为您的团队解决任何实际问题；而高效率的会议会碰撞出新的想法，提升团队凝聚力，帮助企业实现更高的发展。那么如何让会议从低效转变为高效呢？答案就是协作工具。

高效率的会议建立在团队合作的基础上。没有人愿意参加那种浪费时间的会议，尤其是在大家手上都还有工作的时候。如果您的团队被各种会议搞得精疲力竭，那么是时候去尝试以下这些协作工具了，它们会让您的会议变得更高效。

1.提前通知会议议程

面对现场的提问或讨论，有些人反应迅速、才思敏捷，头脑中时不时会涌现出杰出的想法。可问题是大部分人做不到这样。提前向您的团队告知会议议程，让他们能够清楚知晓会议主题及内容。如此一来，他们有了充分的准备时间，您也可以集中收集到他们的想法。双赢的局面让会议也就此变得高效。

注意，“明确细化”是以上所说的关键。举例来说，相比于“筹款事宜”这样的简单说明，更合适的做法是以下详细的写法：“三、四、五月中每月的筹款活动内容以及为此所需的准备工作”。您如果觉的某次会议议程过多，那么思考下会议的主要目的是什么，哪些部分是可以删除的。有时候把一次会议分成两次开，让特定的人参加特定的会议，如此做法反而更有效率。

2.为“头脑风暴”留出时间

如果您希望会议能有更多合作，那么就要弄清您所希望的具体合作方向在哪里。您是否想从团队那里听到更多的新想法或对潜在项目的更多建议？如果是的话，那么单独留出一段时间用来“头脑风暴”，会让你从中得益不少。具体操作的话，首先，您要明确留出的时间，比如15分钟。其次，严格遵守这个时间：设置一个15分钟的计时器，时间到了就停止。如果真的发现还需要时间作进一步讨论，那么说明这个议题需要独立成为一个新的议程。通过在会议议程中明确“头脑风暴”的方向，您可以进一步激发团队在“头脑风暴”时间中的合作产出。如此一来，每一名团队成员都能做出自己的贡献，尤其对于团队中那些相对内向的成员来说更是如此。

3.设置“闪念胶囊”

即使您明确了会议议程并提前通知到与会团队，会议过程中仍然会出现意料外的议题。您可能在讨论新的logo方案时，聊到了新的市场营销策略。又或者在15分钟的“头脑风暴”时间里，涌现出了多个值得进一步探讨的好想法。这些议题都非常重要且值得讨论，但又不是必须在这次会议中解决。出于会议效率考虑，您可以将这些“意料外的议题”存入“闪念胶囊”，从而保证在会议后能够另行安排时间或会议做进一步的讨论。

4.想好“下一步”

您是否有过以下经历？召开了一次富有成果的会议，可是当您坐回办公桌前却发现，不知道如何去实现那些“成果”。又或者您在多次会议上就某个议题进行了讨论，并且得到了不少好的想法。可是这个议题却始终停留在待办事项上无法得到有效推进。最有效的会议不仅是碰撞出想法，并且需要明确的“下一步”行动内容，每一名参会成员都知道他们接下去应该做什么。您不妨将“制定下一步方案”作为讨论后的议题写入会议议程，这能确保这一条不被遗忘。

5.使用科技工具

云计算平台也是一项能帮助会议等工作变的更高效的协作工具。科技工具能在会前会后更好的提升团队合作，保证团队在工作进行时也能保持沟通。文件、表单、票据等材料分享变得前所未有的容易，这也鼓励团队更多开展合作。还有些工具能让您分享日程，设置会议提醒，同团队进行交流等等。

谈到会议合作时，您还要记住一点，合作需要求同存异。当您在征求改进的想法及建议时，如果您一定要得到所有人的认可再去实施，那您可能需要等待相当长的一段时间。

还有个能帮助企业实现更高效会议的协作工具就是企业所安装的软件了。Sage公司能帮助您实现企业的关键业务流程精简化，并让企业内部高效互通。如需更多信息，欢迎垂询免费热线:400-888-0540或发送邮件至info@sagesoft.cn联系我们，也可以登陆www.sagesoft.cn或关注微信号：赛捷软件Sagesoft。